什么是ISO 19678：2018

ISO 19678：2018是一種國際標(biāo)準(zhǔn)，它為組織和實(shí)施有效文檔管理系統(tǒng)提供了指南和要求。它旨在通過建立一種結(jié)構(gòu)化方法來記錄控制和信息管理的結(jié)構(gòu)化方法來幫助組織提高其效率，生產(chǎn)率和整體績效。

ISO 19678：2018

的重要性有效的有效文檔管理對于任何組織來說都是至關(guān)重要的，因?yàn)樗梢源_保重要的信息易于訪問，準(zhǔn)確且最新。ISO 19678：2018列出了全面文檔管理系統(tǒng)的要求，其中包括用于創(chuàng)建文檔，修訂，批準(zhǔn)，分銷和過時的程序。

通過實(shí)施ISO 19678：2018，組織可以簡化其文檔 - 相關(guān)流程，最大程度地減少錯誤或不一致的風(fēng)險(xiǎn)，并改善員工之間的協(xié)作。它還可以幫助組織遵守法律，監(jiān)管和特定于行業(yè)的要求。

ISO 19678：2018：2018

ISO 19678：2018的關(guān)鍵要素強(qiáng)調(diào)了幾個關(guān)鍵要素，這些要素對于對有效的文檔管理：

文檔控制：這涉及建立文檔創(chuàng)建，審查，批準(zhǔn)，分發(fā)和修訂的程序。它確保文件是準(zhǔn)確的，最新的，并且易于訪問授權(quán)人員。

信息安全：ISO 19678：2018要求組織實(shí)施措施，以保護(hù)敏感和機(jī)密信息免受未經(jīng)授權(quán)的訪問，更改，更改，或破壞。

記錄管理：這涉及建立用于識別，分類，存儲和檢索記錄的過程。它確保以系統(tǒng)和安全的方式保持記錄。

培訓(xùn)和能力：ISO 19678：2018強(qiáng)調(diào)提供培訓(xùn)的重要性，并確保員工具有執(zhí)行文檔管理的必要知識和技能 - 有效的相關(guān)任務(wù)。

結(jié)論

ISO 19678：2018為組織提供了建立有效文檔管理系統(tǒng)的框架。通過遵守此標(biāo)準(zhǔn)，組織可以提高效率，降低錯誤或不一致的風(fēng)險(xiǎn)，并確保在需要時易于訪問重要信息。實(shí)施ISO 19678：2018不僅在內(nèi)部受益于組織，還提高了他們在客戶，合作伙伴和監(jiān)管機(jī)構(gòu)中的信譽(yù)和聲譽(yù)。